فرایند اول- گردش کار در واکسیناسیون

الف- خدمات رایگان:

مراجعه ارباب رجوع به واحد اطلاعات مستقر در واکسیناسیون و ارائه راهنمایی های مورد نیاز توسط پرسنل اطلاعات برای گرفتن خدمات، مراجعه ارباب رجوع به اتاق های هاری، اطفال، کزاز و دیفتری و انجام خدمات مورد نیازو نهایتا پس از اتمام کار،خروج از واکسیناسیون

ب- خدمات غیر رایگان:

مراجعه ارباب رجوع به واحد اطلاعات مستقر در واکسیناسیون و ارائه راهنمایی توسط پرسنل و ارجاع ارباب رجوع به اتاق مربوطه، گرفتن قبض بابت نوع خدمت ازمسئول مربوطه ، بمنظور مراجعه به صندوق و پرداخت هزینه و دریافت فیش پرداخت ، با گرفتن فیش و ثبت کد و دریافت هزینه توسط صندوق در نرم افزار نوین، ارباب رجوع مجددا برای دریافت خدمات  به اتاق مربوطه مراجعه می کند. پس از دریافت خدمات به کلیه مراجعین در خصوص حضور و نشستن حداقل بیست دقیقه ای را توصیه میکنند.

فرآیند دوم- تسویه روزانه صندوق:

طبق فرایند گردش کار هر مراجعه کننده پس از اطلاع از نوع خدمت مورد نیاز به صندوق مراجعه کرده و با ارائه قبض نسبت به گرفتن فیش و ثبت کد و پرداخت هزینه جهت ارائه به واکسیناتور اقدام مینماید، در انتهای روز که حدوداً ساعت15:30 می باشد صندوقدار واکسیناسیون پس از تهیه گزارش روزانه از پذیرش و واریزی های انجام شده به حساب بانکی درآمد از نرم افزار نوین، نسبت به دسته بندی براساس نوع خدمت (واکسن هاری-هپاتیت- آنفلوانزا و........) و درج تعداد و مبلغ دریافتی دریک فایل اکسل اقدام مینماید و جمع دریافتی را  با صورتحساب خروجی از دستگاه کارتخوان ( متصل به حساب بانک درآمدی نزد بانک ملی) مقایسه می نمایند . در صورت عدم مغایرت، مدارک و مستندات را پس از تایید به حسابداری تحویل و تسویه روزانه انجام می گردد. در صورت وجود مغایرت (کسر و اضافه صندوق ) مانده آن در فرم اکسل وارد شده و هر روز به روز بعد منتقل می شود تا پایان هر ماه در صورت کسر صندوق تا مبلغ 1,000,000 ریال توسط امور مالی ستاد پرداخت می شود و مازاد برآن باید توسط صندوقدار به حساب انستیتو پاستور واریز گردد و حساب صندوقدار برای ورود به ماه بعد باید صفر باشد.

فرایند سوم- کنترل واحد حسابداری بابت گزارشات صندوق:

حسابداری واحد مربوطه بعد از دریافت گزارش روزانه صندوق آن را با نرم افزار نوین و صورت حساب دستگاه کارتخوان چک می کند و در صورت عدم مغایرت، آن را در فرمت اکسل به تفکیک بخش ، نوع محصول، شماره فاکتور تعداد محصول و مبلغ دریافتی و میزان حق بیمه به تفکیک نوع بیمه ( تامین اجتماعی ، ارتش، خدمات درمانی و بیمه سلامت ) ثبت می کند و در پایان هرماه دریافتی هر بخش و محصول و میزان بیمه به تفکیک نوع بیمه به واحد درآمد ستاد اعلام می دارد.

فرآیند چهارم -  واریز به بانک مرکزی :

تمامی وجوه درآمد دریافتی انستیتو پاستور ایران طبق قانون باید در یک حساب متمرکز نزد بانک ملی ایران بشماره 02173449002004 بنام انستیتو پاستور که غیر قابل برداشت می باشد واریز گردد.

واریز وجه به حساب درآمد انستیتو از دو طریق انجام می شود:

1- دستگاه کارتخوان       2- واریز مستقیم به بانک

1- بدلیل استفاده از دستگاههای کارتخوان شرکت سداد کلیه وجوه دریافتی از مراجعین با یک روز تاخیر و در محدوده ساعتی 6 الی 8 صبح به حساب متمرکز درآمدی انستیتو منتقل می گردد.

2- در صورتیکه واریزی به حساب متمرکز درآمدی بابت خدماتی از قبیل اجاره سالن، اجاره فضاهای فیزیکی یا دریافت مطالبات و وصول اسناد دریافتنی و شهریه دانشجویان باشد ، وجه مربوطه مستقیم بحساب مذکور واریز میگردد و اصل فیش واریزی جهت تایید و ثبت در سیستم حسابداری از طرف واریز کننده به واحد درآمد ارائه میگردد.

کلیه واریزی های روزانه به بانک متمرکز درآمدی در محدوده ساعت 18 الی 21 از حساب انستیتو پاستور برداشت می شود بطوریکه مانده بانک 02173449002004 همه روز صفر خواهد شد  و فردای آن روز به حساب انستیتو پاستور نزد بانک مرکزی واریز می شود

فرآیند پنجم - دریافت درآمد اختصاصی از خزانه:

واحد درآمد در پایان هر ماه صورتحساب بانک ملی و صورتحساب بانک مرکزی را باهم مطابقت می دهد و در صورت عدم مغایرت بابت وجوه دریافتی، مبالغ انتقال یافته را به تفکیک عنوان برنامه اعتباری ( برنامه درآمدی از قبیل درآمد حاصل از ارائه خدمات بهداشتی- درآمد حاصل از فروش کالا و ..... ) در فرم گزارش درآمد (وصولی ) اختصاصی خود قرار داده و جمع هر عنوان اعتباری را به اطلاع مدیر امور مالی می رساند و ایشان نیز بعد ازکنترل و تائید به اداره دریافت و پرداخت جهت تهیه و تکمیل فرم درخواست وجه ارجاع می دهد و وجوه درآمدی اعلام شده را پس از کسر 3% سهم دولت به تفکیک عنوان اعتباری از بانک مرکزی دریافت می دارد ، وجوه دریافت شده به حساب بانک درآمد اختصاصی واریز میگردد ، پس از وصول درآمد اختصاصی گزارش وصولی مذکور به واحد بودجه و پایش عملکرد پاستور ارجاع میگردد.

فرایند ششم - کلینیک  خدمات تخصصی( آزمایشگاه ) :

مراجعه ارباب رجوع به اطلاعات جهت اخذ راهنمایی برای مراجعه به بخش های مختلف کلینیک و طبق نسخه خود توسط پذیرش کلینیک پذیرش شده و دوباره به صندوق مراجعه می کند و طبق مشخصات ثبت شده هزینه مربوط به آزمایش را پرداخت می کند و فیش پرداخت را به کلینیک تحویل داده و خدمات خود را دریافت می نماید.

فرایند ششم -صندوق مرکزی :

مراجعه کننده به بخش مربوطه مراجعه کرده و پس از ثبت فاکتور کد ( شماره فاکتور) را گرفته و برای پرداخت هزینه مربوطه به صندوق مراجعه می کند و طبق شماره فاکتور و ثبت شماره در سیستم هزینه را پرداخت کرده و 3 برگه فاکتور صادر شده که یکی از فاکتورها مربوط به واحد درآمد بوده یک از برگه ها مربوط به بخش و یکی برای ارباب رجوع می باشد.

فرایند هفتم - علوم حیوانات:

ارباب رجوع به صندوق مراجعه کرده و خواسته خود را سفارش داده و هزینه را پرداخت می کند و طبق هزینه و سفارش فاکتور صادر شده یک فاکتور برای واحد درآمد و یک فاکتور برای واحد درآمد بعد فاکتور را به آقای بدری تحویل داده و منتظر دریافت سفارشات خود می شود.

فرآیند هشتم فروش درمجتمع  کرج :

الف- فروش به سازمان (معاونت ) غذا و دارو وزارت متبوع:

در ابتدای هر سال با هماهنگی معاونین بهداشت و غذا و دارو در وزارت متبوع براساس نیاز سنجی انجام شده در سطح کشور نسبت به تعیین نیاز سالانه اقدام و در قالب انعقاد تفاهم نامه تامین واکسن هپاتیت ب و واکسن ب.ث.ژ توسط مجتمع تولیدی کرج انجام میگیرد. بر اساس توافق انجام شده پس از اعلام نیاز از طرف حوزه معاونت بهداشت وزارت ، مجتمع نسبت به تحویل اقلام مذکور اقدام مینماید و پس از صدورقبض انبار و اخذ مجوز خروج نسبت به صدور فاکتور فروش اقدام نموده و  حسب مفاد تفاهم نامه جهت اخذ وجه میبایست اقلام تحویلی به تایید انبار های معاونت بهداشت و معاونت غذا و دارو وزارت متبوع نیز رسیده و پس از تایید توسط ذیحسابی سازمان غذا و دارو نسبت به صدور چک و پرداخت مطالبات مجتمع بحساب درآمدی غیر قابل برداشت نزد بانک ملی اقدام میگردد.

ب- فروش به سایر مراکز بهداشتی ،درمانی دانشگاهی:

با توجه به اینکه برخی محصولات تولیدی مجتمع کرج به واحدهای دانشگاهی زیر مجموعه وزارت متبوع فروخته میشود ،در این خصوص نیز با توجه به درخواست کتبی واحد متقاضی و پس از بررسی موجودی انبار به تناسب نیازمندی کل کشور سهمیه بندی بر اساس تولید صورت گرفته و قبض انبار برای متقاضی صادر شده و پس از اخذ مجوزهای خروج و صدور فاکتور فروش ، کالا درخواستی به نماینده متقاضی تحویل  میگردد

ج- فروش به نمایندگان توزیع :

طبق قرارداد منعقده با دو شرکت پخش و توزیع انواع محصولات داروئی در سطح کشور ( شرکت پخش فردوس و پخش هجرت) ، تعدادی از محصولات تولیدی براساس اعلام نیاز پس از صدور قبض انبار و اخذ مجوز خروج به نمایندگان شرکتهای مذکور تحویل و نسبت به صدور فاکتور فروش اقدام میگردد. در هنگام تحویل اقلام مانده مطالبات این دو شرکت توسط واحد فروش کنترل میگردد و چکهای صادره در تاریخ سررسید بحساب درآمدی غیر قابل برداشت نزد بانک ملی واریز میگردد.

د – فروش به داروخانه های بخش خصوصی:

مراجعه ارباب رجوع به واحد فروش و ثبت پیش فاکتور توسط کاربر فروش سپس مراجعه به واحد بازرگانی جهت صدور دستور تحویل سپس مراجعه به انبار جهت صدور حواله خروج و در نهایت برگشت مجدد به واحد فروش جهت ثبت فاکتور فروش و دریافت وجه پس از ثبت فاکتور فروش مراجعه به انبار جهت تحویل کالا و خروج از درب اصلی مجتمع پس از کنترل و تایید مدارک و مستندات از طرف حراست.